SIAP Logo
Beranda

MODUL SIAP

PSB Otomatisasi pendaftaran siswa baru, verifikasi berkas online, hingga seleksi dan pengumuman hasil kelulusan secara real-time. SDM Kelola data guru dan staf, pendataan riwayat mengajar, penilaian kinerja, serta manajemen penggajian secara terintegrasi. Absensi Pencatatan kehadiran guru dan siswa akurat via sistem digital, dilengkapi laporan otomatis dan notifikasi ke orang tua. Keuangan Kemudahan transaksi pembayaran SPP, integrasi payment gateway, serta penyusunan laporan keuangan sekolah yang transparan. Arsip Penyimpanan dokumen digital sekolah aman, terorganisir rapi, serta mudah dicari kapan saja sesuai dengan hak akses pengguna.

MODUL MOBILE

Mobile SIAP Aplikasi smartphone untuk wali murid dan guru guna memantau nilai, jadwal, serta pengumuman penting sekolah setiap hari. Mobile Kantin Sistem transaksi nontunai di kantin sekolah yang memudahkan pemesanan makanan serta pemantauan uang saku harian siswa.
Lihat SIAP Ekosistem Selengkapnya
Harga Vidio Artikel Tentang Siap
Masuk Dashboard
Panduan & Ketentuan

Ketentuan Hapus Akun

Prosedur dan konsekuensi penghapusan akun pengguna pada platform SIAP secara transparan dan aman.

1. Pendahuluan

Ketentuan Penghapusan Akun ini mengatur persyaratan, tata cara, konsekuensi, dan batasan dalam proses penonaktifan serta penghapusan akun pengguna pada ekosistem SIAP, termasuk portal SIAPHub dan modul pendukung seperti PSB, SDM, Keuangan, Jurnal, dan Arsip.

Ketentuan ini disusun untuk memberikan kejelasan mengenai hak pengguna dalam mengajukan penghapusan akun dan Data Pribadi, dengan tetap memperhatikan kewenangan pengelola, kebutuhan operasional institusi, serta kewajiban penyimpanan data berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi dan peraturan perundang-undangan terkait.

Penghapusan akun pengguna dalam suatu institusi diproses melalui admin institusi yang bersangkutan sesuai kewenangannya. Sementara itu, permohonan penghapusan institusi dari sistem SIAP ditangani melalui CV CM Centre sesuai prosedur yang berlaku. Penghapusan akun pengelola institusi tidak secara otomatis mengakibatkan penghapusan institusi dari sistem SIAP.

2. Pihak yang Berhak Mengajukan dan Menghapus Akun

1. Pemilik Akun atau Subjek Data Pribadi

  • Pengguna dapat mengajukan permohonan penghapusan akun miliknya sendiri.
  • Orang tua atau wali yang sah dapat mengajukan permohonan terkait akun anak yang berada di bawah perwaliannya sesuai ketentuan yang berlaku.
  • Pemohon wajib melalui proses verifikasi identitas dan kepemilikan akun.

2. Admin Institusi

  • Berwenang memproses penonaktifan atau penghapusan akun pengguna dalam lingkup institusinya, sesuai hak akses dan kebijakan institusi.
  • Dapat memproses penghapusan akun berdasarkan permohonan yang telah diverifikasi atau alasan administratif dan keamanan yang sah.
  • Bertanggung jawab memastikan proses penghapusan tidak melanggar kewajiban penyimpanan data institusi.

3. Administrator SIAP / CV CM Centre

  • Menangani permasalahan akun dan sistem pada tingkat layanan SIAP sesuai kewenangannya.
  • Menangani permohonan penghapusan institusi dari sistem SIAP sesuai prosedur yang berlaku.
  • Penghapusan akun pengelola institusi tidak secara otomatis menghapus institusi beserta data yang terkait.

3. Syarat dan Kelayakan Sebelum Penghapusan

Permohonan penghapusan akun akan ditinjau terlebih dahulu untuk memastikan identitas pemohon, kewenangan, dan kelayakan penghapusan. Ketentuan yang perlu diperhatikan meliputi:

1. Verifikasi Identitas: 

Pemohon harus dapat membuktikan kepemilikan akun atau kewenangannya untuk mengajukan penghapusan akun orang yang berada di bawah perwaliannya.

 

2. Modul Keuangan:

Transaksi pembayaran, tagihan, pengembalian dana (refund), atau kewajiban keuangan yang masih berjalan perlu diperiksa sebelum penghapusan diproses. Data transaksi yang wajib disimpan berdasarkan ketentuan hukum tetap dipertahankan sesuai masa retensinya.

 

3. Modul PSB: 

Status pendaftaran calon siswa/santri dan proses seleksi yang sedang berjalan perlu diperiksa agar penghapusan tidak mengganggu proses administrasi penerimaan.

 

4. Modul SDM: 

Status kepegawaian, tanggung jawab pekerjaan, dan dokumen administrasi yang masih diperlukan perlu diperiksa sebelum akun pendidik atau tenaga kependidikan dihapus.

 

5. Modul Jurnal dan Arsip: 

Dokumen resmi, catatan akuntansi, atau proses persetujuan yang masih terkait dengan akun pemohon perlu ditinjau agar kewajiban pencatatan dan pengarsipan institusi tetap terpenuhi.

 

6. Audit atau Sengketa: 

Apabila akun atau data terkait sedang diperlukan untuk pemeriksaan, audit, atau penyelesaian sengketa, penghapusan data yang relevan dapat ditunda sepanjang memiliki dasar yang sah.

 

7. Pemeriksaan Kewenangan: 

Permohonan penghapusan akun pengguna diajukan kepada admin institusi yang bersangkutan. Permohonan penghapusan institusi dari sistem SIAP disampaikan melalui CV CM Centre.

 

Pengajuan yang belum memenuhi persyaratan dapat memerlukan verifikasi atau penyelesaian administrasi tambahan. Penghapusan akun tidak serta-merta menghapus seluruh Data Pribadi yang masih wajib disimpan berdasarkan ketentuan perundang-undangan.

4. Tata Cara Pengajuan Penghapusan Akun

Pengguna dapat mengajukan permohonan penghapusan akun melalui admin institusi atau kanal bantuan resmi SIAP sesuai dengan jenis permohonan dan kewenangannya.

Metode A: Melalui Admin Institusi

  1. Hubungi admin institusi tempat akun pengguna terdaftar.
  2. Sampaikan permohonan penghapusan akun beserta alasan pengajuan.
  3. Lakukan verifikasi identitas dan kepemilikan akun sesuai prosedur yang berlaku.
  4. Admin institusi memeriksa kelayakan permohonan serta kewajiban administrasi atau penyimpanan data yang masih berlaku.
  5. Setelah permohonan disetujui, admin institusi memproses penghapusan atau penonaktifan akun sesuai kewenangannya.

Metode B: Melalui Kanal Bantuan SIAP

  1. kirimkan permohonan ke email cicalengkamultimedia@gmail.com.
  2. Jelaskan jenis permohonan, identitas akun yang terkait, dan alasan pengajuan.
  3. Pemohon dapat diminta memberikan informasi tambahan untuk memverifikasi identitas dan kewenangannya. Hindari mengirimkan dokumen identitas sensitif sebelum diminta melalui prosedur yang aman.
  4. Administrator SIAP meninjau permohonan dan mengarahkannya kepada pihak yang berwenang.
  5. Pemohon akan memperoleh informasi mengenai hasil peninjauan atau langkah lanjutan melalui kanal komunikasi yang tersedia.

Permohonan Penghapusan Institusi

Permohonan penghapusan institusi dari sistem SIAP harus disampaikan melalui CV CM Centre untuk ditinjau dan diproses sesuai prosedur yang berlaku. Penghapusan akun pengelola institusi tidak secara otomatis menghapus institusi atau seluruh data yang terkait.

5. Proses, Masa Tenggang, dan Pembatalan

Proses penghapusan akun dilakukan melalui tahapan berikut:

1. Penonaktifan Seketika (Soft Deactivation)

  • Setelah permohonan diverifikasi dan disetujui, akun langsung dinonaktifkan.
  • Pengguna tidak lagi dapat login ke SIAPHub maupun modul SIAP yang terhubung dengan akun tersebut.
  • 2. Masa Tenggang (Grace Period – 14 Hari Kalender)
  • Pengguna diberikan masa tenggang selama 14 (empat belas) hari kalender, terhitung sejak permohonan penghapusan disetujui.
  • Selama masa tenggang, pengguna dapat membatalkan permohonan dengan menghubungi Administrator melalui kanal resmi SIAP.
  • Pembatalan akan diverifikasi sebelum akun diaktifkan kembali, apabila memenuhi ketentuan yang berlaku.

3. Penghapusan Permanen

  • Apabila masa tenggang berakhir tanpa adanya permohonan pembatalan, proses penghapusan permanen akun dilaksanakan sesuai mekanisme sistem SIAP.
  • Data yang memenuhi syarat untuk dihapus akan dihapus atau dianonimkan sesuai kebijakan retensi dan ketentuan perundang-undangan.
  • Data yang masih wajib disimpan berdasarkan ketentuan hukum atau memiliki dasar penyimpanan yang sah tetap dikelola sesuai ketentuan yang berlaku.
  • Penghapusan akun pengguna dalam suatu institusi diproses oleh admin institusi sesuai kewenangannya. Sementara itu, penghapusan institusi dari sistem SIAP ditangani melalui CV CM Centre sesuai prosedur yang berlaku.

6. Dampak Penghapusan Akun

Setelah proses penghapusan permanen akun selesai, pengguna perlu memahami konsekuensi berikut:

  • Pencabutan Akses SIAPHub: Akses masuk melalui Single Sign-On (SSO) dan akses ke modul SIAP yang terhubung dengan akun tersebut tidak lagi tersedia.
  • Akses Data SDM: Pengguna tidak lagi dapat mengakses profil, riwayat presensi, pengajuan cuti, dan informasi kepegawaian melalui akun yang telah dihapus.
  • Akses Dokumen dan Transaksi: Pengguna tidak lagi dapat mengunduh bukti pembayaran, kuitansi digital, kartu ujian, atau dokumen lain melalui akun yang telah dihapus. Untuk dokumen yang masih diperlukan, pengguna dapat menghubungi admin institusi sesuai kewenangannya.
  • Pencabutan Sesi dan Token: Sesi login aktif dan token autentikasi yang terkait dengan akun akan dicabut sesuai mekanisme keamanan sistem SIAP.

  • Data yang Tetap Disimpan: Penghapusan akun tidak selalu berarti seluruh data terkait ikut dihapus. Data yang masih wajib disimpan untuk keperluan administrasi, keuangan, arsip, audit, atau kewajiban hukum tetap dikelola sesuai ketentuan yang berlaku.

     

    Pengguna disarankan untuk mengunduh dokumen yang masih diperlukan sebelum penghapusan permanen dilakukan, sepanjang dokumen tersebut tersedia dan pengguna berhak mengaksesnya.

7. Klasifikasi Data: Dihapus vs Tetap Disimpan

7. Klasifikasi Data: Dihapus vs Tetap Disimpan

Penghapusan akun tidak selalu berarti seluruh Data Pribadi yang terkait harus langsung dimusnahkan. Penghapusan, pemusnahan, atau penyimpanan lanjutan dilakukan berdasarkan tujuan pemrosesan, kewajiban hukum, jadwal retensi, dan ketentuan perundang-undangan tentang pelindungan Data Pribadi.

A. Data yang Dihapus atau Diputus Keterkaitannya

Setelah penghapusan akun diselesaikan, data berikut dihapus atau diputus keterkaitannya dengan akun sepanjang tidak lagi diperlukan dan tidak terdapat kewajiban penyimpanan yang sah:

  • Kredensial Akun: Kata sandi dalam bentuk hash, token sesi, token pemulihan akun, dan informasi autentikasi lain yang tidak lagi diperlukan.
  • Data Kontak: Alamat email pribadi dan nomor telepon/WhatsApp yang terhubung dengan akun, apabila tidak lagi diperlukan untuk tujuan yang sah.
  • Foto Profil: Foto profil atau avatar pengguna yang tidak lagi diperlukan.
  • Berkas Pendaftaran PSB: Berkas calon siswa/santri yang tidak diterima dapat dihapus setelah masa retensi berakhir, sepanjang tidak diperlukan untuk audit, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum lainnya.

B. Data yang Tetap Disimpan Secara Terbatas

Data berikut dapat tetap disimpan apabila diperlukan untuk memenuhi kewajiban hukum, administrasi institusi, audit, atau tujuan sah lainnya. Akses dan masa penyimpanannya dibatasi sesuai kebutuhan.

  • Data Pembukuan dan Transaksi (Keuangan dan Jurnal): Catatan transaksi, nominal pembayaran, bukti pembayaran, dan jurnal akuntansi disimpan sesuai ketentuan perundang-undangan serta jadwal retensi dokumen yang berlaku. Masa penyimpanan ditentukan berdasarkan jenis dokumen dan kewajiban hukum terkait.
  • Data Kepegawaian dan Penggajian (SDM): Riwayat penggajian, pemotongan pajak, dan dokumen kepegawaian dapat disimpan selama masih diperlukan untuk memenuhi kewajiban ketenagakerjaan, perpajakan, audit, atau kewajiban hukum lainnya.
  • Data Kelulusan dan Ijazah (Arsip): Data kelulusan, nomor induk, transkrip nilai, dan dokumen ijazah dapat dipertahankan sesuai ketentuan kearsipan, kewajiban pendidikan, serta kebutuhan verifikasi dokumen yang sah.
  • Jejak Audit Sistem (System Audit Logs): Catatan aktivitas sistem dapat disimpan selama diperlukan untuk keamanan, investigasi insiden, audit, dan pemenuhan kewajiban hukum. Akses terhadap log dibatasi sesuai kewenangan.

C. Anonimisasi dan Pembatasan Akses

Apabila memungkinkan dan sesuai tujuan penyimpanan, data yang masih diperlukan dapat dianonimkan atau dipisahkan dari identitas akun pengguna. Data yang tetap disimpan harus dilindungi dari akses, penggunaan, atau pengungkapan yang tidak berwenang.

Anonimisasi hanya dinyatakan telah dilakukan apabila data telah diolah sehingga identitas individu tidak lagi dapat diidentifikasi, baik secara langsung maupun melalui penggabungan dengan informasi lain yang secara wajar tersedia.

Penyimpanan data setelah penghapusan akun tidak boleh dilakukan tanpa batas waktu secara otomatis. Data harus dihapus atau dimusnahkan ketika tujuan dan dasar penyimpanannya telah berakhir, kecuali terdapat kewajiban hukum atau dasar sah lain untuk mempertahankannya.

Perjelas mekanisme penghapusan permanenBedakan penghapusan dari anonimisasi

8. Notifikasi dan Konfirmasi

SIAP memberikan pemberitahuan kepada pengguna terkait perkembangan permohonan penghapusan akun melalui email, WhatsApp terdaftar, atau kanal komunikasi resmi lain yang tersedia. Pemberitahuan meliputi tahapan berikut:

  • Penerimaan Permohonan: Konfirmasi bahwa permohonan telah diterima, disertai tanggal pengajuan dan informasi mengenai tahapan penghapusan akun.
  • Pengingat Masa Tenggang: Pengingat dikirimkan 3 (tiga) hari kalender sebelum masa tenggang berakhir, apabila mekanisme pengingat tersebut tersedia dan diterapkan oleh sistem.
  • Konfirmasi Final: Pemberitahuan bahwa proses penghapusan akun telah selesai, termasuk informasi mengenai data yang dihapus atau yang masih disimpan sesuai ketentuan retensi dan kewajiban hukum.

9. Pendaftaran Ulang

Pengguna yang akunnya telah dihapus dapat mengajukan pendaftaran ulang di kemudian hari dengan ketentuan sebagai berikut:

  • Penggunaan Kembali Data Kontak: Pengguna dapat menggunakan kembali alamat email atau nomor telepon yang sama sepanjang data tersebut telah dilepaskan dari akun sebelumnya dan tidak terdapat pembatasan atau konflik pada sistem SIAP.
  • Akun Baru: Pendaftaran ulang diperlakukan sebagai pembuatan akun baru. Riwayat akun, preferensi, dan data lain yang telah dihapus tidak dapat dipulihkan secara otomatis. Data yang masih disimpan berdasarkan kewajiban hukum atau ketentuan retensi tetap dikelola sesuai kebijakan yang berlaku.
  • Pendaftaran PSB: Calon siswa/santri yang pernah mendaftar melalui modul PSB dapat mengajukan pendaftaran pada periode penerimaan berikutnya sesuai prosedur yang berlaku. Data identitas seperti NIK dan NISN akan diverifikasi untuk mencegah duplikasi dan memastikan keakuratan data pendaftaran.

Pendaftaran ulang tetap tunduk pada persyaratan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku pada masing-masing institusi serta modul SIAP yang digunakan.

10. Batasan Tanggung Jawab

Pengguna perlu memahami konsekuensi penghapusan akun sebelum mengajukan permohonan. Ketentuan yang berlaku meliputi:

  • Konsekuensi Penghapusan: Setelah penghapusan akun dilaksanakan secara permanen, pengguna dapat kehilangan akses terhadap riwayat layanan pendidikan, kepegawaian, transaksi, dan dokumen yang sebelumnya tersedia melalui akun tersebut.
  • Penyimpanan Dokumen Pribadi: Pengguna disarankan untuk mengunduh dan menyimpan dokumen penting yang masih diperlukan, seperti slip gaji, bukti pembayaran, kuitansi, atau sertifikat, sebelum penghapusan akun dilakukan, sepanjang dokumen tersebut tersedia dan dapat diakses secara sah.
  • Batasan Tanggung Jawab: Pengelola SIAP dan institusi terkait tidak bertanggung jawab atas ketidakmampuan pengguna mengakses kembali data yang telah dihapus secara sah dan permanen sesuai permohonan serta prosedur yang berlaku. Ketentuan ini tidak menghapus tanggung jawab atau kewajiban pihak terkait yang ditetapkan oleh peraturan perundang-undangan.

Penghapusan akun diproses berdasarkan kewenangan dan prosedur yang berlaku. Data yang masih wajib disimpan berdasarkan ketentuan hukum tetap dikelola sesuai dengan kewajiban penyimpanan dan pelindungan Data Pribadi.

11. Bantuan dan Pengaduan

Untuk pertanyaan, bantuan teknis, atau pengaduan terkait proses penghapusan akun, pengguna dapat menghubungi kanal bantuan resmi berikut:

Petugas Pelindungan Data (DPO) / Administrator SIAP:

Permohonan penghapusan akun pengguna dalam suatu institusi ditangani oleh admin institusi yang bersangkutan. Apabila membutuhkan bantuan lebih lanjut terkait layanan atau sistem SIAP, pengguna dapat menghubungi Administrator SIAP melalui kanal di atas.

Permohonan penghapusan institusi dari sistem SIAP disampaikan melalui CV CM Centre sesuai prosedur yang berlaku. Setiap pertanyaan atau pengaduan akan ditinjau dan ditangani sesuai kewenangan serta ketentuan pelindungan Data Pribadi yang berlaku.